LEAN OFFICE: Qual a melhor ferramenta para mapear processos administrativos?

Nos últimos tempos, temos observado uma crescente aplicação dos princípios lean em áreas administrativas e empresas de serviço. E, quando falamos de lean office, um ponto crucial e geralmente o ponto de partida é o mapeamento do processo. Para isso, dispomos de diversas ferramentas, como Fluxograma, BPMN, Makigami, VSM Office, SIPOC etc. Mas qual dessas é melhor?

✏️ O Fluxograma tradicional é, sem dúvida, a ferramenta mais básica e que muitos de nós já tivemos contato. Sua simplicidade é sua força, pois facilita a conexão com as pessoas, tornando o processo mais integrativo e participativo.

✏️ O BPMN (Notação e Modelagem de Processos de Negócio), com sua notação específica, é capaz de mapear processos mais complexos. Caso o problema esteja vinculado as regras do processo, ou a falta delas, o BPMN pode ser uma ótima opção. Um outro ponto interessante é analisar o cruzamento entre as raias, uma vez que ao trocar de raia (agente do fluxo), é possível que ali tenhamos o desperdício de espera. Além disso, se mantido em sua forma mais simples, se assemelha ao fluxograma, tornando-se de fácil leitura.

✏️ O Makigami, por sua vez, tem como um ponto interessante o destaque visual do famoso "correto completo" com as setas verdes e vermelhas, um elemento crucial para melhorar um processo administrativo. Além disso, evidencia os documentos, informações, sistemas e métricas de tempo associadas as atividades. No entanto, pode não ser a melhor escolha para processos com muitas decisões e paralelismos.

✏️ O VSM Office é uma ferramenta que traz uma bom nível de detalhe para as atividades e ilumina claramente as esperas ao longo do processo, um dos maiores desafios e oportunidades em fluxos administrativos. Além disso, traz de forma visual as regras de conexões (empurrado, FIFO, SLA, Kanban...) entre as etapas do processo em questão. Está precisando reduzir lead times? O VSM pode ser a melhor opção nesse caso.

✏️ O SIPOC é excelente para mostrar os fornecedores, entradas, saídas e clientes de cada atividade, dando clareza entre as interações. Porém, assim como o Makigami, pode não ser tão funcional para processos mais complexos.

Afinal, qual é melhor?

Não existe uma ferramenta "melhor" que a outra. Tudo depende do que você precisa. Pergunte-se:

1️⃣ Qual é o problema que quero resolver?

2️⃣ Qual é o objetivo do meu projeto?

3️⃣ Quão complexo é o processo que vou mapear?

4️⃣ Quem vai participar?

Com essas respostas, você poderá escolher a ferramenta mais adequada. E lembre-se: é essencial que todos os envolvidos compreendam a ferramenta escolhida. Isso não é negociável.

💡DICA: Você também pode combinar características de diferentes ferramentas se isso ajudar a entender melhor o processo e o problema em questão.

Por que não usar a seta colorida do Makigami num BPMN ou até no VSM? Por que não usar o fluxograma num SIPOC? Por que não copiar do Makigami o detalhamento de sistemas e documentos utilizados num VSM? Caso os envolvidos compreendam essas adaptações e isso for dar mais clareza ao processo, não tenha medo, use a sua criatividade e vá fundo. 😉

📢 Quer saber mais sobre alguma dessas ferramentas? Deixe seu comentário neste post ou entre em contato com a Falcus. Estamos aqui para ajudá-lo a encontrar a melhor solução para os seus desafios! 🚀📊🔍