3 PONTOS para ativar o poder do A3 na sua empresa

Se você perguntar por aí, "O que é o A3?", as respostas serão tão variadas quanto as pessoas consultadas. Alguns dirão que é apenas o tamanho de uma folha de papel, outros mencionarão um modelo de relatório estruturado, enquanto alguns falarão de um método de solução de problemas ou até mesmo de uma forma de pensar. Há também quem o defina como um modelo de gestão baseado no aprendizado contínuo.

A verdade é que o A3 pode ser todas essas coisas, a forma como será utilizado irá determinar o seu potencial. Para que o A3 se transforme em um diferencial competitivo, promovendo adaptabilidade e inovação, ele precisa ser compreendido em sua essência.

O Léxico Lean o define como um método de resolução de problemas realizado em uma folha de papel A3, que normalmente inclui gráficos, figuras para facilitar a visualização e o entendimento dos problemas e soluções. Gostamos de dizer que o A3 é uma ótima forma de operacionalizar o PDCA. Sem mais delongas, vamos aos 3 pontos-chave:

1. APLICAÇÃO

A aplicação correta do método A3 é um pilar fundamental para a resolução eficaz de problemas dentro de qualquer organização. Para garantir que o A3 seja mais do que um mero exercício burocrático, é crucial entender suas premissas e os elementos do relatório. Vejamos:

1.1. Premissas para a Aplicação Correta do Método A3

· O processo é mais importante que o relatório: O cerne do A3 não é o relatório em si, mas o processo de solução de problemas que ele documenta. É essencial mergulhar profundamente nesse processo, buscar as causas raízes, aprender com a observação direta e envolver as pessoas. Após a conclusão do A3, o autor deve emergir como o maior conhecedor do processo em questão. Talvez a falta de compreensão desse ponto seja um dos maiores erros que vemos por aí e que resultam em muitos A3 totalmente superficiais.

· Respeite o processo: A pressa em chegar às contramedidas pode ser um impulso natural, mas é vital respeitar a sequência de etapas do A3. Uma análise cuidadosa deve preceder a escolha de ações, garantindo que sejam assertivas e eficazes.

· Faça o Nemawashi e obtenha o Consenso: Ao longo do processo A3, é importante envolver as partes interessadas, validar perspectivas e causas raízes, e colaborar nas soluções a serem implementadas. No A3, o consenso é definido pelo que é melhor para o negócio, não pela maioria. Esses 2 pontos vão aumentar substancialmente a chance de sucesso do A3.

· Gemba, gemba, gemba: "Dados são importantes, mas eu coloco mais ênfase nos fatos", disse Taiichi Ohno. Observar diretamente no local onde o trabalho acontece é fundamental para entender a realidade e confirmar as informações com dados. Além disso, faz parte do processo de envolver as pessoas.

· 2 pessoas: O A3 deve ser conduzido por duas figuras-chave: o Autor, que lidera com entusiasmo a solução do problema, e o Mentor, que guia o processo com perguntas que asseguram análises corretas e promovem o aprendizado e desenvolvimento do Autor. Nem sempre teremos mentores A3 em uma empresa e isso faz parte. Porém, com o tempo é natural que surjam esses mentores.

· Prática e Treino: Assim como em um esporte, a habilidade no método A3 vem com prática e a execução contínua. Não se pode esperar excelência sem dedicação e repetição. Nesse ponto, tenha cuidado com o escopo de cada A3. Se você está começando, comece com problemas menores e mais simples. Algo que você consiga resolver num período de 30 dias. Não é possível? Tente fracionar o problema e resolver em 2 ou mais A3.

1.2. Entendimento dos Elementos do Relatório A3:

· Título: Define o escopo do problema a ser resolvido e os limites do projeto. Cuidado para não definir soluções já nessa parte. Vemos muitos A3 com o título: “IMPLANTAR A FERRAMENTA XYZ”. Será mesmo que é isso que deve ser feito? Qual o problema queremos resolver?

· Contexto: Esclarece o impacto do problema nos negócios e justifica a necessidade de sua resolução. Se o contexto não for convincente, talvez outro problema mereça prioridade.

· Situação Atual: Descreve o desempenho atual do processo e os obstáculos que impedem o alcance dos resultados desejados. Utilize indicadores e seja visual com esquemas e gráficos.

· Análise de Causa: Identifica as causas dos problemas observados. As contramedidas serão direcionadas para eliminar ou mitigar essas causas.

· Meta: Estabelece um objetivo claro e mensurável. A meta deve ser específica, com indicadores e prazos definidos. Ex.: Reduzir o refugo de 2,0% para 1,25% até 31/12/2023.

· Contramedidas Propostas: Apresenta alternativas de solução e descreve o estado futuro desejado. Afinal, um problema normalmente tem mais de uma forma de resolução. Avalie as opções e decida o caminho a seguir, lembrando-se do Nemawashi.

· Plano de Implantação: Detalha a execução das contramedidas selecionadas, especificando o quê, quem e quando.

· Acompanhamento: Estabelece uma rotina de monitoramento para assegurar a implementação das ações e a obtenção dos resultados no indicador do trabalho.

· Padronização: Após o sucesso das mudanças, atualize ou crie padrões para sustentar as melhorias e promova o Yokoten (a disseminação das boas práticas).

Após compreender a aplicação do A3 em sua essência, a empresa precisa traçar uma boa ESTRATÉGIA para incorporar o método nas suas rotinas.

2. ESTRATÉGIA

A estratégia para a incorporação efetiva do método A3 começa com a definição clara de gatilhos que sinalizam a necessidade de sua utilização. Estabelecer situações específicas que demandam a ativação do A3 é crucial para evitar o cenário onde os treinamentos são realizados, mas a prática não é adotada na rotina de trabalho

NOTA: A forma como os GDs Operacionais incorporam o A3 nas rotinas de gestão é fantástica!

A seleção criteriosa dos problemas que realmente necessitam do A3 é outro ponto importante. Uma pesquisa da McKinsey revelou que cerca de 50% dos problemas empresariais podem ser resolvidos com uma abordagem mais direta, como a técnica dos "5 porquês". Dos problemas restantes, 25% exigem um método mais estruturado, como o A3. Portanto, o gatilho para o início de um A3 deve ser calibrado para identificar essas situações mais difíceis que se beneficiarão verdadeiramente de sua aplicação. Assim, evita-se também esse estigma de que o A3 é burocrático, uma vez que seguir todas aquelas etapas para um problema muito simples seria um desperdício.

“Nem todo problema ou situação merece um A3. Há situações em que é melhor o “vá e faça”, enquanto há outras situações e circunstância que merecem muitos A3, em particular, nas situações mais complexas, às vezes requerendo várias rodadas formais, conectando vários A3.” José Roberto Ferro

“O importante é usar o raciocínio A3 sempre, mesmo sem necessariamente escrever um A3. Pensar de acordo com a sua lógica ajuda a resolver todo tipo de problema de forma mais rápida e eficaz.” José Roberto Ferro

Para definir esses gatilhos, as empresas podem considerar fatores como a frequência com que o problema ocorre, o impacto que ele tem sobre a operação ou os recursos necessários para sua resolução. Portanto, definir um gatilho para o uso do A3 não é apenas uma questão de implementação, mas uma decisão que pode transformar a maneira como os problemas são abordados e resolvidos na empresa.

3. TEMPO

A consolidação do A3 como uma ferramenta de transformação empresarial requer uma aplicação sistemática e persistente. Quando as empresas adotam o A3 como parte de sua rotina, através dos gatilhos estabelecidos, elas se posicionam para colher resultados notáveis ao longo do tempo.

Imagine o cenário em que uma empresa treina 10 colaboradores na metodologia A3, e cada um deles conduz um A3 por mês. Em um ano, isso resulta em 120 problemas significativos que foram resolvidos com uma abordagem estruturada. Esse é o poder da consistência.

Se cada um desses 10 colaboradores iniciais compartilhasse seu conhecimento e treinasse mais duas pessoas, no segundo ano seriam 360 problemas resolvidos. Estamos falando aqui de resultados exponenciais, desde que haja disciplina.

Este exercício ilustra o potencial incrível que o A3 pode trazer para uma organização. A chave é a sistematização e a expansão do conhecimento, criando uma cultura onde a solução de problemas é parte integrante do desenvolvimento profissional de cada membro da equipe. Ao fazer isso, a empresa não só resolve uma quantidade impressionante de problemas, mas também fortalece a capacidade de seus colaboradores de pensar criticamente e agir assertivamente.

Quer saber mais sobre A3? Entre em contato com a Falcus que estamos à disposição para ajudar.